כל עסק בעל מערכת חשבונאית ממוחשבת חייב להגן על המידע

כחלק מהוראות מס הכנסה ישנה התייחסות ממוקדת לגיבוי מידע חשבונאי. הוראה 25 סעיף ו' מדברת על חובה של כל עסק המנהל מערכת חשבונות ממוחשבת לשמור גיבוי של המידע לאורך שנים בדיוק כאילו היו פנקסי חשבונות מודפסים. במקרה שנישום יצהיר שאין לו את המידע, כתוצאה מאי יכולת לשחזר אותו לאחר אסון שקרה למחשבו, פקיד השומה רשאי להחליט על השומה לפי שיקול דעתו הבלעדית.

משמעות תקנה זו היא שכל עסק שיש לו מערכת חשבונאית ממוחשבת (רוב העסקים כיום) חייב להגן על המידע המצוי בה – כשכוונת המחוקק לחייב את הנישום שיבצע גיבוי מסודר של המידע.

החל משנת 2011 ישנה חובת דיווח ממוחשבת של עסקאות, דבר שיחייב עוד עסקים לעבור למערכת חשבונות ממוחשבת. מכיוון שמערכת חשבונאית ממוחשבת מבוססת על תוכנה עולה הצורך לגבות את התוכנה כדי לקבל יכולת שחזור מלאה.

הוראה זו נועדה לצמצם את הפגיעה בנישומים אשר מערכת החשבונות הממוחשבת שלהם אינה זמינה כתוצאה מוירוסים, כשלים טכניים או חבלה כלשהי. גיבוי תקין של המערכות תאפשר לפקיד השומה לקבל את הנתונים מהגיבוי האחרון שנערך ולהימנע מהצורך לקבוע שומה לפי מיטב השפיטה.

להלן הוראות מס הכנסה הנוגעות לגיבוי:

הוראות מס הכנסה – נספח ה'
כללים לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת
(א) התוכנה לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת תענה על דרישות ההוראות לניהול פנקסי חשבונות, כפי שיחולו מזמן לזמן ותבצע בין היתר:
(1) הפקה זמינה של פלט חזותי ופלט מודפס של כל רשומות הקובץ הקבוע או חלק מהן, לפי סדר רישומן, תוך ציון המספר העוקב של כל רשומה;
(2) ציון הפרטים האלה בפלט חזותי ובפלט מודפס: שם הנישום, התקופה שאליה מתייחס הפלט, מהות הפלט, תאריך הפקת הפלט, מספר סידורי של כל דף וכן סימן סיום הפלט;
(3) ציון בצורה בולטת של המלה "טיוטה" על גבי פלט חזותי או פלט מודפס, המופקים מקובץ זמני;
(4) הפקת פלט מודפס של תיעוד פנים המפורט בפרק ב' מקובץ קבוע בלבד, בציון המלה "מקור" על גבי עותק אחד בלבד והמלה "העתק" על גבי העותקים האחרים;
(5) בדיקת רצף המספרים העוקבים של תיעוד פנים;
(6) גיבוי יזום של מערכת החשבונות הממוחשבת, למעט לתוכנה המנהלת את מערכת החשבונות.
(א1) בתוכנה לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת המפיקה מסמכים ממוחשבים תתקיים שיטה לאיתור אותם מסמכים.
(א2) תוכנה לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת החייבת להירשם במרשם, כמשמעותו בפסקה (ג)(1), תאפשר הפקת קבצים אשר יכילו את פרטי התיעוד וספרי החשבון כאמור בפרקים ב' וג' להוראות אלה ולתקנות מס ערך מוסף (ניהול פנקסי חשבונות), התשל"ו-1976, וכן את רשומות הקובץ הקבוע שבמערכת חשבונות המנוהלת לפי שיטת החשבונאות הכפולה, הכל כפי שיורה המנהל.
(ב) מערכת חשבונות ממוחשבת, המפיקה תיעוד פנים, תצוייד במיתקן הגנה למקרה של הפסקת זרם החשמל.
(ג) (1) המנהל ינהל מרשם תוכנות לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת המיועדות למכירה, להשכרה או לשימושו של אחר (להלן – המרשם);
(2) החייב ברישום תוכנה לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת (להלן – המבקש) יגיש בקשה למנהל כמתואר בתוספת 1 שאליה יצרף עותק של התוכנה בצירוף ספרות הדרכה מקצועית לשימוש בתוכנה, כל חומרה הנמכרת עם התוכנה לניהול חשבונות שלא ניתן להפעיל את התוכנה בלעדיה, כל תוכנה מיוחדת אחרת להפעלת התוכנה וכן כל מסמך, ציוד או מידע שידרוש המנהל לצורך בדיקת התוכנה; לענין נספח זה, לא יראו כאותה תוכנה את התוכנה שנערכו בה שינויים, למעט עדכוני סכומים על פי כל תיקון להוראות אלה;
(3) המנהל ירשום תוכנה במרשם וישלח למבקש תעודת רישום, לאחר ששוכנע כי התקיימו הדרישות כאמור בפסקה (2); רישום כאמור יהא תקף עד תום שלוש שנות מס מהמועד שהופקה בו תעודת הרישום;
(4) המנהל יימנע מרישום תוכנה או יבטל רישומה, אם לדעתו קיים ספק סביר לגבי מידת עמידתה בדרישות הוראות אלה.
(ד) פקיד השומה יהא רשאי להשתמש לצורך ביצוע הוראות הפקודה, בתוכנה, בחומרה ובכל ציוד שהומצא למנהל במצורף לבקשה כאמור בסעיף (ג)(2).
(ה) נוסף על האמור בכל דין, ינהל המבקש ספר כרוך של לקוחות שיכלול רשימה של רוכשי התוכנה ושוכריה (להלן – לקוחות), הכוללת, לגבי כל לקוח, שם, כתובת עסק, מספר הרישום כעוסק על פי חוק מע"מ ומספר הטלפון.

חוזר מס הכנסה המפרט ומבהיר את דרישות משרד האוצר בהתאם לשינויים החדשים בהוראות ניהול ספרים:

חוזר זה מבהיר את הוראות החוק – החלות על כל בעל עסק בישראל:

חוזר מס הכנסה מס' 2004 24 – תכנון ומדיניות / ביקורת מערכות מידע ממוחשבות / ניהול ספרים / חוזר מס ערך מוסף – המחלקה המקצועית / מחלקת ביקורת חשבונות
הנדון: שינויים בהוראות ניהול ספרים – מסמכים ממוחשבים
2.6.2 . שמירה ואחסון של מסמכים ממוחשבים ע"י המקבל
סעיף 25 (ג 2) להוראות מחייב שמירה של המסמך הממוחשב הן אצל השולח והן אצל המקבל. שמירת המסמך תיעשה בצורה המקורית בה נשלח ועל גבי אמצעי אחסון ממוחשבים. חובה לשמור את המסמך כשהוא חתום בחתימה האלקטרונית בה נחתם.
הדפסת המסמך ותיוקו אינה עונה על דרישות השמירה של מסמך ממוחשב ועותק הנייר לא יוכל לשמש כתיעוד חוץ.
השמירה של המסמך הממוחשב אצל הלקוח צריכה להיעשות ב"תיק תיעוד החוץ" שלו.
הגדרת "תיק תיעוד חוץ" תוקנה בהתייחסה אל מסמכים ממוחשבים. לפי הגדרה זו, כאשר מדובר במסמכים ממוחשבים שמירתם צריכה להיעשות על גבי אמצעי אחסון ממוחשב, תוך שמירה על הדרישה לקיומו של מנגנון איתור תיעוד מסויים ואיחזורו
מתוך כלל הקבצים השמורים באותו תיק תיעוד.
כך לדוגמה, כשם ששקית סתמית המכילה ניירות ומסמכים המהווים תיעוד חוץ אינה עונה להגדרת "תיק תיעוד חוץ", כך גם דיסקט המכיל קבצי מחשב ללא מפתח המאפשר איחזור שיטתי אינו עונה להגדרה זו.
שמירה ואחסון של מערכת חשבונות ממוחשבת:
2.7.1 . מקום שמירת מערכת החשבונות
הוראות השמירה כפי שנקבעו בסעיף 25 (א) להוראות מאפשרות לנישום לשמור את מערכת החשבונות שלו במען העסק או בכל מקום אחר שהודיע עליו לפקיד השומה.
כאשר נכתבו הוראות ניהול פנקסים (בשנות השבעים), מרבית הפנקסים היו ידניים ואיש לא העלה על דעתו שניתן יהיה, בחלוף הזמן, לנהל עסק בישראל ולא לשמור את מערכת החשבונות בעסק או במקום אחר בישראל. כיום, מאפשרת הטכנולוגיה לשמור את מרבית מערכות הספרים של הנישומים המנוהלות באמצעות מחשב באופן מלא על גבי שרת מחשב בכל מקום בעולם.
התיקון לסעיף 25 (א) להוראות מגביל את מקום שמירת מערכת החשבונות של עסק שהיתה לו הכנסה שהופקה בישראל או באיזור – לישראל או לאיזור בלבד, כפי שהודיע על כך הנישום לפקיד השומה. ההוראה חלה על כלל הנישומים וללא קשר לשאלה האם הם עושים שימוש במסמכים ממוחשבים. הוראה זו לא תחול על הכנסה אשר רואים 5) לפקודה (הכנסה של חברת משלח-יד זרה). ) אותה כמופקת בישראל לפי סעיף 5 9 מטרת הוראה זו הינה לאפשר, בין היתר, שמירה של יכולות האכיפה והביקורת על ספרי הנשום וכן לאפשר ביצוע ביקורות פתע בהם.
2.7.2 . דרך השמירה וגיבוי המערכת הממוחשבת
(הוראה נוספת לעניין שמירת מערכת החשבונות הממוחשבת נקבעה בסעיף 25 (ו) (1) להוראות והיא מתייחסת לדרך שמירת מערכת החשבונות הממוחשבת כולה בידי כלל הנישומים. לפי הוראות הסעיף, מערכת חשבונות ממוחשבת חייבת להישמר באמצעי אחסון ממוחשב כלשהו (כגון כונן קשיח, תקליטור, תקליטון, קלטת גיבוי וכיוב'). יש להדגיש כי מערכת חשבונות ממוחשבת כוללת את בסיס הנתונים, התוכנה, טבלאות עזר ואמצעי האחסון הממוחשבים.
בנוסף, לפי סעיף 25 (ו) (2) להוראות ניהול פנקסים, על כל נישום המנהל מערכת חשבונות ממוחשבת וללא כל קשר לקיומם של מסמכים ממוחשבים מוטלת החובה לבצע גיבוי שוטף של מערכת החשבונות הממוחשבת שלו בשבוע הראשון בכל רבעון של שנת המס.
כיוון שהגדרת מערכת חשבונות ממוחשבת כוללת גם את התוכנה ותוכנה אינה יכולה לגבות את עצמה, הגיבוי השוטף יכלול רק את הנתונים המנוהלים באמצעותה, אולם אין זה מבטל את הצורך לגבות גם את התוכנה.
הוראה זו נועדה לצמצם את הפגיעה בנישומים אשר מערכת החשבונות הממוחשבת שלהם אינה זמינה כתוצאה מוירוסים, כשלים טכניים או חבלה כלשהי. דרישת הגיבוי תאפשר לפקיד השומה לקבל את הנתונים מהגיבוי האחרון שנערך ולהימנע מהצורך לקבוע שומה לפי מיטב שפיטה.
2.7.3 . מקום שמירת הגיבויים
בהתאם לאמור בסיפא של סעיף 25 (ו) (2) להוראות, על הגיבויים למערכת החשבונות הממוחשבת, לרבות המסמכים הממוחשבים, להישמר במקום השונה מהמקום הרגיל בו מוחזקת מערכת החשבונות הממוחשבת של הנישום, וכפי שהודיע על כך הנישום בכתב לפקיד השומה. הכוונה בהוראה זו היא שמירה בכל מקום אחר אשר מוגן מנזק שיתרחש במקום השמירה העיקרי. לצורך כך גם כספת חסינת אש במקום העסק עונה להגדרה זו.
הגיבויים יישמרו, ככל שמדובר בהכנסה שהופקה בישראל או באיזור, למעט הכנסה 5) לפקודה (הכנסה של חברת משלח-יד) אשר רואים אותה כמופקת בישראל לפי סעיף 5 זרה) – במקום כאמור שהוא בישראל או באיזור בלבד.